Boardroom-componenten aan de effectieve prestaties | Board software | Board management software

Briefing Papers & Virtual boardroom & Virtual boardroom

De materialen betreffende de board moeten worden samengevat plus opgemaakt zodat de bestuursleden zich gemakkelijk kunnen voorbereiden en zichzelf kunnen concentreren op een belangrijkste kwesties ter voorbereiding op de bestuursvergadering. Papers die betrekking hebben bij specifieke agendapunten moeten duidelijk worden gestructureerd, met rubrieken als ‘doel’, ‘achtergrond’, ‘risico’s’, ‘kwesties’, ‘impact’ en ‘aanbevelingen’. Briefing papers moeten bestaan:

• Kort, bondig en materiaal. Bestuursdocumenten die aangaande een bepaald agendapunt horen, hoeven niets meer vervolgens vier tot zes pagina’s te zijn, met eventuele verdere details in de bijlagen. Veel directeuren klagen persoonlijk dat hen bestuurspapieren vaak twee eens zo langdurig zijn indien zou moeten.
• Tijdig. Informatie moet worden gedistribueerd, bij voorkeur in de handen van het directeuren, minstens vijf werkdagen van tevoren. Hierdoor kunnen bestuursleden – vooral niet-uitvoerende bestuurders, deze minder vertrouwd zijn met het bedrijf als uitvoerende bestuurders – de kwesties voor een vergadering kompleet bespreken.
• Gericht plus actiegericht. In de kranten moet de kwestie ter bespreking worden voorgelegd, de risico’s van elke geïdentificeerd alternatief worden geëvalueerd, oplossingen worden geboden voordat een effectieve aanpak van het probleem, plus het management een duifje geven van de bij ondernemen actie. Het moet duidelijk zijn wat de directeuren nodig hebben. Zijn dit dezelfde kwestie met beslissing, alleen ter aankondiging of door op erbij merken (indien uitgeoefend binnenin de bestaande CEO / managementautoriteit)?

Wanneer een voorstel ingewikkelder ben of aanvullende eShare uitleg behoeft, zou het bestuur beheersen overwegen om de zaak te delegeren aan dezelfde comité met de raad of om een-op-een briefings op te stellen betreffende elke bestuurder door de promotor betreffende het voorstel.

De rol betreffende de voorzitter & Virtual boardroom & Board meeting software

Voordat het bestuur van het bestuur plus het optreden als facilitator en gids, een effectieve bestuursvoorzitter is absoluut essentieel. Tijdens het houden met de vergaderingen moet een voorzitter:

• Behoud het controle aangaande de procedure zonder een discussie te domineren, waarbij alle regisseurs gelijk bewerkt worden. Helaas is de niet ongebruikelijk dat een voorzitter is of haar mening kenbaar maakt voor alle directeuren hun mening kenbaar maken, waardoor dezelfde eerlijke uitwisseling van ideeën wordt voorkomen.
• Vergemakkelijk de besluitvorming door beslist gericht debat te stimuleren, gebruik erbij maken met alle bijdragen, een constructieve discussie betreffende te moedigen en ervoor te zorgen dat echte meningsverschillen worden uitgelicht plus opgelost. Bekwaam ondervragen helpt om moeilijkheden te verduidelijken en moedigt de volledige deelname van de directeuren aan.
• Stuur de bord zoals consensus. Beslist goede voorzitter zal altijd streven zoals een consensusbeslissing, niet louter een beslissing op basis van meerderheidsstem. (Zie Consensus opstellen, met pagina 26 voor meer informatie. ) In sommige rechtsgebieden positie de statuten van het bedrijf toe dat een voorzitter een «beslissende stem» uitbrengt om een stembriefje op de bord bij verbreken. Ook als dit wordt toegestaan, moet een stoel dat recht niet uitoefenen, daardoor het een spanningen met het bord verergert.
• Zorg ervoor datgene de beslissingen die belanden genomen correct worden begrepen en vastgelegd.